Ingyenes folyamatkezelési eszközök KKV-nek és magánszemélyeknek

Ma egy sikeres vállalkozás menedzselése, adminisztrálása legalább annyi időt rabol el az embertől, mint maga a közvetlen „termelés” és „értékteremtés”. Mégis csak ritkán áll meg az ember elgondolkodni azon, hogyan intézhetné ezt másképp: egyszerűbben, könnyebben, hatékonyabban. Jelen cikkünkkel ehhez kívánunk tanácsokkal, ötletekkel szolgálni.

Idő menedzsment

Az idő pénz

Egyik, a közelmúltban végzett informatikai tanácsadásunkat igénybe vevő ügyfelünkkel beszélgetve vettük észre azt, hogy ma Magyarországon sok esetben a való világ elszáguldott a KKV-k és a vállalkozók mellett… A kis- és közepes vállalkozások menedzsmentje, illetve az egyéni vállalkozók sokszor nem veszik észre azokat a lehetőségeket, amelyeket bizony a közvetlen munkatársaik, vagy akár a saját családtagjaik is használnak nap, mint nap. Ma már az okostelefonok, a szinte mindenütt és korlátlanul elérhető Internet korszakában egyenesen furcsának hat, amikor egy-egy cégvezető kifejezetten offline módszerekkel próbálja meg terelgetni cégének működését sokszor rugalmatlan, nehezen átlátható és kezelhető eredményt produkálva.

Az alábbiakban olvasható példáknál egyszerűen kezelhető, könnyen bevezethető, mégis ingyenes eszközök használatára próbáljuk meg ösztönözni az olvasókat.

1, A napi ügymenet, feladatok kezelésére az egyik leg hatékonyabb megoldás az úgynevezett Kanban táblák használata, erre ír egy remek példát a Webisztán blog a “Projektmenedzsment a szemnek: post-it fal” írásában. A kommentek között itt is több helyen feltűnő Trello.com szolgáltatást használja a Devsolution csapata is az ügyviteli illetve a napi teendők kezeléséhez.
Készítettük egy, az ügyvitel számára használatos Kanban táblát, amelyben a

  • Megkeresések, beeshető dolgok
  • Brainstorming, átbeszélendők
  • Teendők, megvalósítandó dolgok
  • Folyamatban
  • Elkészült
  • Elvetett gondolatok

oszlopokat használjuk az egyes feladatok nyilvántartásához. Minden feladat kap egy vagy több címkét is, annak jellegére utalandó: ügyvéd, könyvelő, bank, marketing, IT tevékenység, papírgyártás, stb. nevén. Ez a Kanban tábla csak és kizárólag ügyviteli célokat szolgál, az egyes szerződésekhez kapcsolódó konkrét projektek amint a szerződés aláírásra került önálló táblát kapnak, amin kezelhetőek a vele kapcsolatos feladatok. Az ügyviteli táblát csak a cég vezetése, az irányításban közreműködők érik el, míg az egyes projekt-táblákat minden a tevékenységben aktívan közreműködő kolléga kezelheti. A Trello rendelkezik mobil klienssel minden népszerű platformra, Androidra, iOS-re is. Alapesetben egy új feladat mindig az első két oszlop valamelyikébe kerül, belső egyeztetések, döntéshozatal után kerülhet a harmadik, negyedik oszlopba. A harmadik oszlopból veszünk le egy-egy feladatot amit aktuális végrehajtunk, majd így kerül az Elkészült feladatok közé. Az oszlopokon belül lehetőséget ad priorizálni a Trello, de egy-egy kártya kapcsán akár szavazást is kérhetünk a közreműködő kollégáktól. Nagyon kényelmes és igazán hatékony a használata.

Akár egy komplett építkezést is menedzselhetünk Kanban táblák segítségével.

Otthoni teendők Kanban táblája

2, A cég működése során keletkező anyagok közül azokat, amelyek nem tartalmaznak érzékeny információt, többnyire felhőben tároljuk: a Google Drive szolgáltatása segítségével hatékonyan tudunk egyszerre többen is szöveges anyagokat, táblázatokat kezelni és megosztani egymással. Az alapból kínált 15GB tárhely több, mint elegendő az általános dolgok kezeléséhez, és mivel szabályozott módon több közreműködővel tudunk együtt dolgozni valóban nagymértékben tudja megkönnyíteni a munkánk. A Google Drive is rendelkezik mobil klienssel minden népszerű platformra, mind Andorid-on, mind iOS-en elérhetjük, sőt szerkeszthetjük file-jainkat. Egy-egy megbeszélés emlékeztetője is Google Drive-ban születik meg, egyszerre így akár minden résztvevő tudja korrektúrázni azt, azonnal látszanak a változások.

3, Számlák kiállításánál csak és kizárólag elektronikus számlázást használunk: bármikor, bárhonnan tudunk kiállítani számlát, amely minden törvényi előírásnak és auditnak megfelel. Ehhez a MiniCRM szolgáltatását használjuk: Automatizálható számlakibocsájtás a havi/negyedéves/éves ismétlődésű (pl. support) számláknál, díjbekérő sablonok használata, stb. Nem kell megvárni míg a könyvelő ráér és elvinni neki a kiállított számlákat, elegendő csupán adni neki egy csak olvasási jogosultsággal bíró hozzáférést és így ő is bármikor bárhonnan tudja végezni a könyvelést. Könnyen és gyorsan tudunk meglévő partnerek számlatörténeteiben keresgélni, korábbi számlából újat kiállítani.

4, Gyors jegyzetelésre, brainstormingra többnyire a Google Keep  szolgáltatást használjuk. A Keep képes kiváltani akár a monitorra ragasztott post-it cetlit, akár az otthoni hűtőre tapasztott teendő/bevásárló listát is. (Bővebb leírás róla itt.) Egy-egy gyorslista, teendő, gondolatfoszlány, ötlet, stb. felvázolásához tökéletes. Mind okostelefonról, mind számítógépről elérhető, könnyen és gyorsan kezelhető. Emlékezető időpont állítható be minden egyes „cetlihez”, külön-külön színezéssel csoportosíthatjuk őket, szükség esetén meg is oszthatjuk őket egymással stb. Később, amikor már hosszabb időre le tudunk ülni számítógéphez, a Keep cetlikből teljes értékű e-maileket, szöveges dokumentumokat készítünk.

Bízunk benne, hogy sikerült valódi alternatívákat kínálni a folyamatok menedzselésére a hagyományos papírfecnis, telefonálgatós, kockásfüzetes megoldások helyet. Ha Önnek hasonló bevált módszerei vannak, vagy kérdése van a bemutatott programok kapcsán, keressen Bennünket a Facebook oldalunkon!