Többet, értékesebbet, elégedettebben – 14 Időgazdálkodási tipp

A ThomRainer.com oldalon jelent meg két évvel ezelőtt Chuck Lawless írása amely mind a mai napig megszívlelendő tanácsokat nyújt az időmenedzsment és életvitel kapcsán. Jöjjön tehát a cikk fordítása:

Nem tartom magam az időgazdálkodás szakértőjének. Egyszerre vagyok egy szeminárium dékánja, nevelési és egyházi tanácsadó, a helyi gyülekezet lelkipásztora, aki arra kényszerült, hogy megtanulja hogyan gazdálkodjon az idejével. Íme tehát néhány hasznos időgazdálkodási tipp, amelyeket korábban már eredményesen alkalmaztam:

1. Tekintsd át a naptárad minden este. Én könnyen elvesztem a fonalat, ha reggel az irodában szembesülök azzal, hogy az egész napom be van táblázva. Ennek ellensúlyozására minden este pár percet rászánok arra, hogy felülvizsgáljam a következő napi teendőket. Így még az előtt el tudom kezdeni megtervezni az adott napra vonatkozó időbeosztásom, hogy beérnék az irodába.

2. Kelj fel egy órával korábban minden nap. Gondolj bele – ez az egy óra minden nap olyan, mintha egy munkanappal több lenne a héten. Használd ki ezt az órát bölscen, mert lehet hogy nem lesz több szabadidőd egész héten.

3. Végezd el a legkevésbé izgalmas feladatokat először. Én például tipikus halogató vagyok, a halasztható dolgokat félre akarom tenni. Ha ilyen feladatot végzek épp, akkor úgy érzem valami lóg a fejem felett, így koncentrálni sem tudok igazán annyira amennyire szükséges lenne. Ha ezeket a számomra fárasztó feladatokat végzem el először, a továbbiakban mindig olyan feladatok várnak rám amiket már könnyebben, élvezetesebben tudok véghezvinni.

4. A tényleges határidők előtti időpontra szóljanak a naptárban lévő határidőid. Ha van egy június 1.-ére határidős feladatom, a naptáramban egy héttel korábbi időpontra állítom be a határidőt hozzá. Ezzel a stratégiával folyamatosan el tudom kerülni a határidők okozta stresszt, de az elvégzendő feladatok kötelező emlékeztetői még nem túl koraiak.

5. Mozgasd a papírokat időben. A dolgok felhalmozódása frusztrál engem. Az egyetlen módja annak, hogy megelőzzem a felhalmozódást az, ha minél gyorsabban igyekszem foglalkozni a dokumentumokkal. Ha egy dokumentummal tennem kell valamit, megcsinálom. Ha azt alá kell írni, aláírom. Ha ez egy számla, kifizetem. Természeténél fogva, késedelem akadályozza a munkák befejezését, így egyre csak gyűlnek a dolgok.

6. Ütemezd be az email-ek ellenőrzését. Ha egy beérkező levélre azonnal válaszoltál nincs is több teendőd vele, végeztél a feladattal. Célom, hogy ellenőrizzem email-t akkor, amikor beérkezem az irodában, ebéd után és mielőtt elmegyek. Igyekszem gyorsabban üríteni a postaládám azzal is, hogy rövid válaszokat adok.

7. Tarts szüneteket. A szünetnek nem kell hosszúnak lennie, de már néhány perc segítségével is újra összpontosítani tudod az erőfeszítéseidet, a koncentrációd. Tegyél egy sétát, menj a mosdóba, hívd a barátod, dobálj egy labdát, olvass újságot, mozdulj ki: tegyél valamit, ami újra feltölt a nap hátralévő részére.

8. Zárd be az irodád ajtaját, ha szükséges. Én szeretem nyitva tartani az ajtóm, de ezzel beinvitálom a (gyakran felettébb időigényes) látogatókat. Adj magadnak engedélyt becsukni be az ajtót alkalmanként, hogy jobban tudj koncentrálni a feladatokra. Sokkal kényelmesebb lesz, ha a váratlan látogatásokat magad mögött tudod hagyni a munkád során.

9. A beeső látogatókat korlátozd azzal, hogy állva fogadod őket. Ha leülsz valakivel az irodában, a testbeszéd azt sugallja, hogy van bőven ideje. Amennyiben állva fogadod őt, az irodád ajtajában, az egy egyszerű módja annak, hogy azt sugalld: “Boldog vagyok, hogy beugrottál, de csak néhány pillanatom van most számodra.”

10. A megbeszélések korlátozására jó eszköz a naptárra való hivatkozás is. Tervezd meg a megbeszéléseket újra és újra és tisztázd, hogy a ráfordítandó idő korlátos. Egy egyszerű, “Örülök, hogy látlak. Már csak harminc percem van a következő találkozóig, úgyhogy használjuk az időnket bölcsen.” mondat gyorsan megszabja a találkozó határait.

11. Használd a telefont. Email nagyszerű, de ez több időt vesz igénybe míg elolvasod és leírod a választ. Túl sok időt vesz el az email megfogalmazása, a mondanivaló kifejtése vagy az üzenet mögötti vélt érzelmeket kezelni. Az idő nagy részét egy egyszerű telefonhívással megspórolhatod.

12. Fejezz be legalább egy feladatot naponta. Ha nem is fogsz mindent ma befejezni, de be kell fejezned valamit. Ha így teszel, felszabadítasz némi nyomást és így általában felkészültebb vagy, amikor szembe kell nézned a következő feladattal.

13. Tisztítsd meg az asztalod minden nap indulás előtt. Fejezd be az aktuális feladatot és söpörd le a munkát az asztalról. Ha a feladat befejezetlen, azt ütemezd át a következő napra, nem hagyd kint az asztalon maiként. Ha úgy kezded a napod holnap, hogy van valami az asztalodon úgy érezheted már eleve csúszással indulsz.

14 tipp: Ha további időgazdálkodással kapcsolatos KKV-k, vállalkozók számára hasznos ötletekre vagy kíváncsi, olvassd el az Ingyenes folyamatkezelési eszközök KKV-nek és magánszemélyeknek című cikkünk.

Milyen egyéb időgazdálkodási technikák működnek nálad?