Esettanulmány – nagy mennyiségű űrlap automatikus kitöltése
Év elején egy értékesítéssel és offline kampányok folytatásával foglalkozó vállalkozás keresett meg bennünket azzal, hogy adjunk informatikai támogatást számukra a következő problémára:
Rendszeresen kapnak olyan adatfeldolgozási megrendelést, amelyben nagy mennyiségű adatot kell kézzel rögzíteni, majd azokat a legkülönfélébb, előre megadott formátumú kérdőív jellegű nyomtatványon szerepeltetni és az ügyfelek számára eljuttatni. A nehézséget az jelentette számukra, hogy a megadott nyomtatványok gyakran teljesen egyediek voltak, s a legtöbb esetben több különböző tájolású (álló és fekvő oldalak) részből álltak, amelyeket bizonyos logika mentén kellett sorrendbe rakni.
Jellemzően ilyen és ehhez hasonló felépítésű nyomtatványokról beszélünk
Ezt eddig egy-egy nyomtatvány kapcsán több, előre előkészített MS Word dokumentummal oldották meg, amelyet az ún. körlevél varázslóval töltöttek ki. Ez jól használható és egyszerű megoldás abban az esetben, amikor nincs egyedi szabályrendszer az egyes oldalak egymás utániságára, azonban az ő esetükben olyan mértékben érkeztek be az ilyen nagyobb nyomtatványokra vonatkozó megrendelések is, hogy nem tudták már hatékonyan megoldani a feladatot, csak rendkívül nagy élőmunka teher árán.
Egyeztetéseink során számos – néha számunkra egész meglepő – tényre is fény derült:
- Van olyan nyomtatványuk, amely 6-8 eltérő felépítésű s elrendezésű lapból áll, amelyekből akár 40 oldalnyit is össze kell fűzni egy példány előállításához.
- A legnagyobb kampányuk egyszerre több, mint 12.000 kitöltött nyomtatványhoz tartozó előzetes adatrögzítést és nyomtatvány generálást tartalmazott.
- Az MS Word körlevélvarázslója által legenerált egyedi file-ok manuális utófeldolgozása összemérhető időt jelent a tényleges nyomtatási idővel, főleg a nagyobb és bonyolultabb összeállítású nyomtatványok esetében, mivel sok esetben tévesen beszúrt lapokat kell kézzel eltávolítani utólagosan.
A megvalósítás során az alábbi célokat tűztük ki:
- Adjunk olyan megoldást, amelyben a felhasználó könnyen és gyorsan tudja önmaga megadni az egyes sablon nyomtatvány oldalak egymás utáni sorrendjének szabályait.
- Adjunk olyan megoldást, amellyel egy-egy nagyobb nyomtatvány esetében csak azokat az oldalakat állítjuk elő, amelyek ténylegesen kitöltésre kerülnek, nem kerülnek közéjük üres nem kitöltendő oldalak.
- Adjunk megoldást arra, hogy az így előállított dokumentumokat – bár jelenleg csak offline, postai módon küldik ki – a jövőben automatikusan elektronikus aláírással is el lehessen látni.
A fejlesztés során a már jól bevált, Codeigniter-re épülő keretrendszerünk használtunk, így alapértelmezetten tudtuk kiszolgálni a másodlagos ügyféligényként jelentkező elvárásokat, úgymint:
- fejlett, csoport alapú jogosultság kezelés,
- részletes alkalmazás szintű naplózás a felhasználói műveletekről
- automatikus e-mail értesítések bármilyen felhasználói beavatkozásról,
- általános Workflow folyamatok kezelése,
- ütemezett feladatok végrehajtásának támogatása,
- CSV és más szabványos fájlformátumok támogatása adat export / import során,
- többnyelvű felhasználói felület lehetősége,
- mobil optimalizált, ún. reszponzív megjelenítés támogatása.
Az elkészült alkalmazás a Megrendelő saját informatikai rendszerében integrált módon került beüzemelésre, s az alábbi funkciókkal támogatja a megfogalmazott üzleti igényeket:
- Az egy kampányokhoz tartozó nyomtatványok tetszőleges számú eltérő oldalsablonból állhatnak, amelyek sorrendiségét a felhasználó saját maga tudja menedzselni egy könnyen kezelhető felület segítségével.
- Minden egyes kampány során előálló kitöltött nyomtatványok halmaza egyedi PDF file-ba kerül előállításra, amelyet későbbi igények esetén automatikusan digitális aláírással is el lehet látni.
- Egyedi levélsablonok is megadhatóak a nyomtatványok előállításához, amelyek segítségével akár elektronikus levélben is kiküldhetőek az elkészített nyomtatványok.
- A teljes kampány összes nyomtatványának generálása automatikusan egy lépésben, illetve egyedileg is felhasználói közreműködés alapján.
- Az egyes nyomtatvány sablon oldalak vonatkozásában tetszőleges HTML oldal felhasználható.
A tesztek során Megrendelőnk egy korábbi megrendelése során már feldolgozott adatok alapján generáltatott adatsorral próbálta ki az alkalmazást és a következőket tapasztalta:
A korábbi 4 ember által 6 napon keresztül végzett, Word file-ok átnézését és a felesleges oldalak eltávolítását tartalmazó utófeldolgozási munkafázist teljes egészében megszüntette. Ezzel kb. megduplázta a saját kapacitását, mert a feleslegesé vált tevékenység kiiktatásával fele annyi idő alatt végez egy átlagos kampány esetén. Nyilván ez kisebb, egyszerűbb nyomtatványokat tartalmazó megrendelések esetén kisebb mértékű, ám összetettebb munkák esetén többszörösen megtérül az új alkalmazás fejlesztésének és bevezetésének költsége.
Ha Önnek is van igénye egyedi fejlesztésű alkalmazásra, keressen minket bátran!
